Елементи,  структура   и   компютърна   обработка   на   документи

1. Елементи и структура на документ   

    Текстовата част на един документ се изгражда от елементи като знак, поле, дума, ред, абзац, таблици и др. Няма да разглеждаме документа от гледна точка на неговия граматически строеж.

    Знакът е най- малката неделима единица, участваща в изграждането на текстовата част на документа. Най-често използваните знаци в текстовете са малките и главните латински и български букви, цифрите, препинателните знаци и др. В специализираните текстове често се срещат и букви от други азбуки - напр. гръцката, математически и специални знаци и др.

    Специалните знаци имат служебни функции, които се използват за разделяне на елементите в документа - напр. край на ред, край на абзац и др. Обикновено те не се изобразяват при представяне на документа.

Характерни свойства на знаците

    Полето е елемент от документа, който не е зает от съдържанието на документа (белите ивици) и в него може да бъдат разположени страницата, дата, час и др.

    Думата е редица от букви, която има смисъл в даден език. Използват се и съставни думи, включващи в себе си тире или др. знаци. Думите се отделят една от друга чрез знак за пауза (интервал - клавиш - space), чрез препинателни знаци, чрез преминаване на нов ред.

    Ред - това са знаците изписани в една редица. Всеки ред в документа може да бъде автоматично номериран. Към характеристиките на реда спада междуредовото разстояние - разстоянието, на което отстоят един от друг два съседни реда.

    Абзацът (параграфът) е текст, който се състои от едно или повече изречения. За отбелязване края на абзац се натиска клавиш Enter. (обикновено започва една табулация навътре в реда).

    Заглавията написани в горния и долния край на страницата (т.н горен и долен колонтитул), бележките под линия, също са абзаци, но оформени по специален начин.

Характеристики на абзаца

    Таблицата се състои от клетки подредени в редове и колони.Следователно елементи на таблицата са ред, колона и клетка. Клетката има адрес - посочващ реда и стълба на които тя се намира.

    Графичните елементи (точки, линии, елипси, окръжности, дъги и др.) в документа се създават със средствата на самото приложение или се вмъкват създадени предварително от друго приложение.

Характеристики на графичните елементи

    Разделът е част от документ, за която се задават характеристики като ориентация, и размери на страницата, полета около текста и др.

    Документът може да съдържа един или повече раздели.

Характеристики на документа

    Документите се съхраняват като файлове върху външната памет, като към тях се прикрепят и всички характеристики на файла - име, време на създаване/изменение, размер и др.

2. Компютърна обработка на документи

Етапи при обработката на документи

    Компютърната обработка на документи се състои от редактиране (работа върху съдържанието на документа и форматиране) и репродуциране на документа.

    Специфичните дейности при редактиране са : вмъкване, изтриване, коригиране, копиране и преместване на елементи, търсене и заместване и др.

Етапи при редактиране на документи

Обработка на съдържанието

    Промяна на съдържанието на документа се извършва на три стъпки :

    Източниците на данни при вмъкване на елементи могат да бъдат външни (клавиатура, диск, компютърна мрежа, скенер и др.) и вътрешни (напр. т.н. Clipboard - място за временно съхранение на данни).  Въвеждането се реализира в два режима - с вмъкване (въведеният елемент заема своето място определено при позиционирането в  редицата от информационни елементи на съдържанието, като измества стоящите надясно от него) или препокриване(заместване) - въведеният елемент заема място в редицата от информационни елементи, като препокрива стоящите надясно от него.

    Изтриването бива два вида - със и без съхраняване на изтритото в междинната памет.

    Съвременните системи за компютърна обработка на документи предлагат различни автоматизирани средства : проверка на правопис, граматическа коректност, маркиране и номериране на последователни елементи и др.

    Повечето текстообработващи програми могат да преглеждат документа за търсене на редица от знаци (операция Search). При едновременното търсене и заместване (Search  &  Replace) търсенето е придружено и със заместване на намерената редица с друга.

Форматиране

    Форматирането на документа се използва за неговото естетическо оформяне преди възпроизвеждането му.

    Промяната на характеристиките на елементи на съдържанието на документа се нарича форматиране (оформяне).

    Промяната на характеристиките на целия документ и на неговата логическа и макетна структура също се отнася към процеса форматиране. При форматиране се използват следните операции :

    Форматирането използва йерархията между елементите на документа. При текстов документ знаците образуват абзаци и форматирането на абзац води до промяна на всички знаци участващи в абзаца.

    Логическата структура се задава още с проектиране на документа като се посочват елементите и се определя логическата връзка между тях.

     Макетната структура включва :

    Често в процеса на редактиране се налага връщане към предишни решения за съдържанието или оформянето на документа - използва се операцията за отмяна на последното действие (Undo), както и обратната операция Redo(възстановяване).

Репродуциране (възпроизвеждане) на документ

    В КС документите се съхраняват под формата на файлове. Със средствата на файловата система документите може да се запазват във файлове върху външна памет. В приложните програми за обработка на компютърни документи операциите с файлове се реализират обикновено в меню с име File.

    За да се работи с документ, той трябва предварително да бъде зареден в оперативната памет на КС чрез операцията "отваряне" (File/Open).

    Съхраняването на обработвания документ става посредством операцията "запазване" (File/Save).

    Представянето на документа върху дисплея може да стане в различни режими : така както би изглеждал отпечатан върху хартия, като се използва целия екран, в умален вид и др.

    При възпроизвеждане на документа върху хартия се указва коя част от документа (редица от знаци, от страница до страница, целия документ и др.) да се отпечата, броят на копията, качеството на печата, ползвания принтер и др.

 

Литература :

1. Петър Бърнев, Георги Тотков "Информатика - 9 клас " Летера - Пловдив 2001